Comment planifier sa journée de travail ?
Structurer et planifier ses journées vous permettra de gagner en temps et en efficacité.
Pourquoi faut-il planifier sa journée ?
Tout d’abord, pour le manager, les avantages sont nombreux à structurer de manière efficace ses journées de travail. En effet, une planification méticuleuse lui permet notamment de :
- gagner en temps
- prendre en efficacité
- gagner en énergie
- diminuer son stress
- gagner en disponibilité pour ses collaborateurs
- mieux gérer les imprévus
Quelques bonnes pratiques à faire quotidiennement :
Pour être plus organisé au travail, il y a quelques bonnes habitudes à développer. On peut notamment citer :
- Prenez 15 minutes chaque matin pour faire le point sur votre journée et regarder ce que vous avez à faire le lendemain
- Préparez votre plan quotidien pour ne pas oublier votre journée.
- Soyez rigoureux dans votre organisation et respectez au maximum votre emploi du temps.
- Tenez à jour votre emploi du temps, vérifiez les tâches effectuées, les rendez-vous pris…
- Évitez d’être interrompu lorsque la tâche à accomplir l’exige.
- Réservez des moments calmes aux tâches inhérentes à la fonction managériale.
- Prévoyez du temps pour les tâches imprévues
- Listez les microtâches par ordre d’importance et d’urgence
Comment planifier sa journée afin d’être efficace ?
- Analyser ses journées sur une semaine
Il s’agit de remarquer comment vous utilisez votre temps pendant la journée. Il est important de ne pas se limiter à une journée de recherche, mais de faire un bilan personnel au cours de la semaine pour avoir une vision plus précise.
> Détermination de la charge de travail quotidienne réelle réalisable
> Identifier les tâches les plus productives
> Identifier les parasites qui font perdre du temps
2. Créer un planning incluant le degré de priorité des tâches
De plus, une fois ses tâches analysées, il est important de les positionner sur un seul et même planning en prenant soin de leur attribuer un degré de priorité.
Commencez par organiser vos journées sur une semaine, puis une fois que cela sera compris et acquis, vous pourrez faire un planning sur un mois.
3. Prioriser ses tâches
Déterminer l’importance et l’urgence de chacune de ses tâches est essentiel pour une organisation efficace.
En effet, il faut catégoriser les tâches et donc les positionner judicieusement de la plus importante à la moins importante.
Voici les 4 catégories :
- tâches importantes et urgentes,
- celles importantes mais pas urgentes
- tâches sans importance mais urgentes,
- celles sans importance et non urgentes.
4. Attribuer des durées à vos tâches
Ensuite, remplir efficacement son agenda de tâches à accomplir nécessite inévitablement d’attribuer à chaque tâche une durée précise et de s’y tenir le plus longtemps possible. Des exercices qui peuvent parfois être plus difficiles qu’il n’y paraît.
Une astuce pour limiter le temps et l’énergie perdus est de ne pas sous-estimer ni surestimer le temps qui doit être alloué à chaque élément de votre liste de tâches. Aussi important : savoir gérer les interruptions et dire non si nécessaire.
5. Se fixer des objectifs personnels
Enfin, définir des objectifs personnels et les écrire dans un journal est un excellent moyen de planifier efficacement vos journées. En effet, si garder des objectifs en tête ne suffit pas à se motiver à les atteindre, les incorporer à son agenda quotidien vous forcera à toujours vous concentrer sur eux et augmentera votre motivation à les atteindre.
En suivant cette trame, vous serez au top du top dans votre organisation 😉
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